Внедряем электронный документооборот. Улучшаем внутренние коммуникации
документооборот

Галерея:

В ОКБ МЭИ с 2019 года ведутся работы по созданию корпоративного портала, которые проходят в рамках создания перспективной системы электронного документоооборота (СЭД). В настоящий момент в Управлении информационных и телекоммуникационных технологий разработано техническое задание, которое до конца 2019 года должно быть утверждено на научно-техническом совете предприятия. В течение 2020 года предполагается реализовать базовый функционал СЭД.

Системы электронного документооборота предполагается к реализации на базе информационной системы «Alfresco Community».

Проект Alfresco развивается с 2005 г. как OpenSource – система управления контентом уровня предприятия с открытыми стандартами для платформ Microsoft Windows и Unix. Система характеризуется дизайном с высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью. Внедрение системы управления электронными документами на платформе Alfresco позволяет реализовать следующие возможности:

∙ Упорядочить и автоматизировать внутренний организационно-распорядительный, договорной и финансовый документооборот.

∙ Создать электронный архив файлов любых форматов.

∙ Организовать совместную работу над документами.

∙ Создать интернет- и интранет-порталы любой степени сложности.

Основные функции системы электронного документооборота следующие:

∙ Управление документами (Document Management).

Реализуется использованием виртуальной файловой системы, систем поиска, CIFS-синхронизации, защиты и аудита, оповещения об изменениях, преобразования основных форматов офисных пакетов в ODF/PDF (PowerPoint во Flash), контроля версий, одноразовой аутентификации (Single Sign-On) через NTLM или LDAP, jBPM-интеграция.

∙ Управление веб-содержимым (Web Content Management).

Реализуется использованием CMS-системы уровня Drupal/Joomla!, построенной с применением Spring, Hibernate, Lucene и JSF, поддержкой любого количества сайтов, автоматической кластеризацией, виртуализацией, поддержкой проектов, версий и др.

∙ Управление записями (Records Management).

Реализуется использованием единого репозитория для управления всеми форматами контента, автоматическим извлечением и классификацией данных, архивированием в ODF/PDF, аудитом и управлением доступом, упрощенным экспортом, работой в кластере, быстрым поиском, системой создания отчетов.

∙ Управление изображениями (Image Management).

Использует единый репозиторий для управления всеми форматами документов, в том числе «оцифровку» входящей информации. Доступны автоматический сбор метаданных и классификация, преобразование во многих форматах (TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS Office, PDF и Flash), поиск, автоматическое уведомление.

∙ Поддержка хранилища данных (Content Repository). Включает функции защиты, разграничения доступа, аудита, поиска, поддерживает множество стандартов (Web Services, JSR 168, JSR 170 Level 2, MyFaces, WebDAV, SQL, RSS, ODF, OpenSearch), доступ ко всем действиям через гиперссылку, доступ по протоколам CIFS, FTP, WebDAV и CMIS, комбинированный поиск по многим параметрам.

В настоящий момент функционал корпоративного портала находится в стадии определения. Кроме личного кабинета работника ОКБ МЭИ, в котором будут доступны совместная работа с документами, поступающие сообщения, задачи, проекты и прочее, все то, что необходимо для организации проектной деятельности, разумным представляется разместить и различные корпоративные форумы-обсуждения, объявления и прочее.

С нетерпением ждем предложений работников предприятия о том, что и как они хотели бы видеть и иметь доступ на корпоративном портале.